Το backup ιατρικού φακέλου είναι ευθύνη του ιατρείου, ανεξάρτητα από το αν το αντίγραφο το παίρνει ο προμηθευτής του προγράμματος ή εσείς. Ο προμηθευτής εκτελεί, το ιατρείο λογοδοτεί. Γι’ αυτό η ερώτηση «κάνετε backup;» δεν αρκεί. Χρειάζεστε συγκεκριμένες απαντήσεις για το πού φυλάσσονται τα αντίγραφα, πόσο συχνά παίρνονται, πόσο πίσω μπορείτε να γυρίσετε και πόσο χρόνο θέλει η επαναφορά.
Γιατί το backup είναι δική σας ευθύνη ακόμη κι αν δεν το κάνετε εσείς
Ο ιατρικός φάκελος είναι ευαίσθητο προσωπικό δεδομένο και ταυτόχρονα το εργαλείο δουλειάς σας. Η υποχρέωση τήρησης ιατρικού αρχείου ορίζεται από τη νομοθεσία και δεν μεταφέρεται στον προμηθευτή λογισμικού. Για το πόσο χρόνο και με ποιους όρους πρέπει να το φυλάσσετε στη δική σας ειδικότητα, ρωτήστε τον δικηγόρο ή τον σύμβουλο GDPR σας. Αυτό που ισχύει σε κάθε περίπτωση είναι ότι, αν χαθεί το αρχείο, η ευθύνη απέναντι στους ασθενείς και στις αρχές είναι του ιατρείου. Ο προμηθευτής είναι εκτελών την επεξεργασία, εσείς είστε ο υπεύθυνος.
Τα δύο σενάρια: τοπικό πρόγραμμα ή πρόγραμμα μέσω browser
1. Πρόγραμμα εγκατεστημένο στον υπολογιστή του ιατρείου
Εδώ το backup είναι καθαρά δική σας δουλειά. Χρειάζεστε εξωτερικό δίσκο ή άλλον αποθηκευτικό χώρο, αυτόματο πρόγραμμα αντιγράφων, και κυρίως κάποιον που να ελέγχει ότι το αντίγραφο όντως γίνεται. Ο πιο συνηθισμένος τρόπος να χαθεί ένα αρχείο δεν είναι η βλάβη του δίσκου, αλλά το backup που σταμάτησε πριν από μήνες χωρίς να το προσέξει κανείς.
2. Πρόγραμμα που λειτουργεί μέσω browser
Εδώ το αντίγραφο το παίρνει ο προμηθευτής στη δική του υποδομή. Η δική σας δουλειά είναι να ρωτήσετε και να καταγράψετε τι ακριβώς κάνει, γιατί δεν το βλέπετε. Αν ο προμηθευτής δεν απαντά συγκεκριμένα, αυτό από μόνο του είναι απάντηση.
Τι ρωτάτε τον προμηθευτή του προγράμματος ιατρείου
- Πόσο συχνά παίρνετε αντίγραφο των δεδομένων μου και πόσες παλιότερες εκδόσεις κρατάτε;
- Πού φυλάσσονται τα αντίγραφα; Σε διαφορετική τοποθεσία από τα κύρια δεδομένα;
- Είναι κρυπτογραφημένα τα δεδομένα κατά τη μεταφορά και κατά την αποθήκευση;
- Πόσο χρόνο χρειάζεται η επαναφορά αν διαγράψω κατά λάθος έναν ασθενή ή μια επίσκεψη;
- Έχετε δοκιμάσει πρόσφατα την επαναφορά από αντίγραφο, ή απλώς το παίρνετε;
- Ποιοι από τους υπαλλήλους σας έχουν πρόσβαση στα δεδομένα μου και πώς ελέγχεται αυτό;
- Υπάρχει ανεξάρτητη πιστοποίηση για την ασφάλεια πληροφοριών της εταιρείας σας, ή στηρίζεστε σε αυτοδήλωση;
- Μπορώ να πάρω εξαγωγή των δεδομένων μου όποτε τη ζητήσω;
Ζητήστε τις απαντήσεις γραπτώς, ακόμη και με ένα email. Αν κάποτε χρειαστεί να εξηγήσετε σε έναν ασθενή ή σε μια αρχή τι μέτρα είχατε πάρει, το email αυτό είναι η απόδειξη ότι ρωτήσατε.
Προσέξτε ιδιαίτερα την απάντηση στο ερώτημα της επαναφοράς. Ένα backup που υπάρχει αλλά χρειάζεται μία εβδομάδα για να επανέλθει σημαίνει μία εβδομάδα ιατρείου χωρίς ιστορικό. Η συχνότητα των αντιγράφων και ο χρόνος επαναφοράς είναι τα δύο νούμερα που καθορίζουν πόσο πραγματικά προστατευμένοι είστε.
Τι ελέγχετε μόνοι σας, όποιο πρόγραμμα κι αν έχετε
- Ατομικός λογαριασμός για κάθε άτομο που μπαίνει στο πρόγραμμα, χωρίς κοινόχρηστους κωδικούς μεταξύ γιατρού και γραμματείας.
- Κλείδωμα οθόνης όταν απομακρύνεστε από τον υπολογιστή, ιδίως στη γραμματεία όπου περνούν ασθενείς.
- Μία φορά τον χρόνο, ζητήστε επαναφορά ενός παλιού στοιχείου ή κάντε δοκιμαστική επαναφορά, ώστε να ξέρετε ότι το backup δεν είναι μόνο στα χαρτιά.
- Καταγραφή του ποιος έχει πρόσβαση στο αρχείο, και αφαίρεση πρόσβασης όταν φεύγει συνεργάτης.
- Ενημερωμένο λειτουργικό και browser στους υπολογιστές του ιατρείου.
Περισσότερα για τις υποχρεώσεις του ιατρείου στο άρθρο μας για την προστασία των ιατρικών δεδομένων.
Τι ισχύει στο MyMedical
Στο MyMedical Online τα δεδομένα σας αποστέλλονται κρυπτογραφημένα καθώς και αποθηκεύονται σε κρυπτογραφημένο αποθηκευτικό χώρο. Η εφαρμογή προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης, υποστηρίζει πολλαπλούς χρήστες και ο κάθε χρήστης μπορεί να έχει διαφορετικά δικαιώματα πραγματοποίησης ενεργειών στην εφαρμογή, κάτι που σας επιτρέπει να εφαρμόσετε τον κανόνα των ατομικών λογαριασμών από την πρώτη μέρα.
Η HYPERMORPH Ε.Ε., η εταιρεία που αναπτύσσει το MyMedical, είναι πιστοποιημένη κατά ΕΛΟΤ ISO/IEC 27001:2022 από τον φορέα QMSCERT, με αριθμό πιστοποιητικού 180920-2. Η πιστοποίηση ανανεώθηκε στις 18 Σεπτεμβρίου 2026 και ισχύει έως τις 17 Σεπτεμβρίου 2029, με πρώτη πιστοποίηση τον Σεπτέμβριο του 2020. Το πεδίο εφαρμογής είναι οι υπηρεσίες ανάπτυξης λογισμικού και η συμμόρφωση ελέγχεται με τακτικές επιθεωρήσεις από ανεξάρτητο φορέα, δεν στηρίζεται σε αυτοδήλωση του κατασκευαστή. Λεπτομέρειες στη σελίδα για το πιστοποιητικό ISO 27001.
Για τα ειδικότερα ερωτήματα της λίστας παραπάνω, όπως η συχνότητα των αντιγράφων, η τοποθεσία τους και ο χρόνος επαναφοράς, δεν δίνουμε γενικές απαντήσεις σε ένα άρθρο, γιατί θέλουμε να σας πούμε τι ισχύει συγκεκριμένα. Ρωτήστε μας τι ισχύει για το δικό σας ιατρείο και θα σας απαντήσουμε γραπτώς.
Πέντε πράγματα που πρέπει να ξέρετε για το MyMedical
Το MyMedical το εμπιστεύονται περισσότεροι από 5.500 ενεργοί ιατροί και περισσότεροι από 10.000 χρήστες σε όλη την Ελλάδα, με περισσότερα από 15 χρόνια εμπειρίας, εξέλιξης και αξιοπιστίας.
- Ταχύτητα και σταθερότητα στην καθημερινή χρήση είναι προτεραιότητα σχεδιασμού, όχι υπόσχεση.
- Η τεχνική υποστήριξη είναι καθημερινή και άμεση, με στόχο την επίλυση στο πρώτο τηλεφώνημα. Είναι ο λόγος που μας προτείνουν όσοι συνεργάζονται μαζί μας.
- Το αρχείο ασθενών εξάγεται και μεταφέρεται εύκολα, και η μεταφορά από το παλαιό σας λογισμικό περιλαμβάνεται.
- Αντίγραφα ασφαλείας κάθε μέρα, αυτόματα, με κρυπτογραφημένη αποθήκευση και πιστοποίηση ISO/IEC 27001:2022.
- Το κόστος των ανανεώσεων είναι γνωστό από την αρχή: 145 € συν ΦΠΑ τον χρόνο, με φιλοξενία, υποστήριξη και αναβαθμίσεις, 1.000 € συνολικά στην πενταετία για το MyMedical Online.
Συχνές ερωτήσεις
Αν το πρόγραμμα λειτουργεί μέσω browser, χρειάζομαι και δικό μου backup;
Το κύριο αντίγραφο το παίρνει ο προμηθευτής. Είναι όμως καλή πρακτική να ζητάτε περιοδικά εξαγωγή των δεδομένων σας, ώστε να έχετε και εσείς ένα αντίγραφο σε περίπτωση που αλλάξετε προμηθευτή.
Για πόσα χρόνια πρέπει να κρατάω τον ιατρικό φάκελο;
Η υποχρέωση τήρησης ιατρικού αρχείου ορίζεται από τη νομοθεσία και μπορεί να διαφέρει ανά περίπτωση. Ρωτήστε τον δικηγόρο ή τον σύμβουλο GDPR σας για τη δική σας ειδικότητα.
Το ISO 27001 σημαίνει ότι δεν θα χάσω ποτέ δεδομένα;
Όχι, καμία πιστοποίηση δεν το εγγυάται. Σημαίνει ότι η εταιρεία έχει τεκμηριωμένες διαδικασίες ασφάλειας πληροφοριών που ελέγχονται από ανεξάρτητο φορέα, κάτι που είναι πολύ διαφορετικό από μια απλή υπόσχεση.
Τι κάνω αν η γραμματέας διαγράψει κατά λάθος έναν ασθενή;
Επικοινωνείτε αμέσως με τον προμηθευτή. Το πόσο γρήγορα και πόσο πίσω μπορεί να γίνει η επαναφορά είναι ακριβώς από τις ερωτήσεις που πρέπει να έχετε κάνει πριν συμβεί.
Θέλετε να το δείτε στην πράξη; Δωρεάν επίδειξη του MyMedical στον υπολογιστή σας, σε 30 λεπτά, χωρίς δέσμευση. Καλέστε μας στο 210 4131605.
