Η αλλαγή προγράμματος ιατρείου γίνεται χωρίς διακοπή όταν αντιμετωπίζεται ως μικρό έργο με σειρά βημάτων και όχι ως μια απόφαση που εκτελείται σε ένα Σαββατοκύριακο. Το μυστικό είναι η παράλληλη λειτουργία για λίγες ημέρες, η δοκιμή της ηλεκτρονικής συνταγογράφησης και των αποδείξεων πριν από την πρώτη πραγματική μέρα, και ένα ξεκάθαρο σημείο μετάβασης που το ξέρει όλη η ομάδα. Το checklist που ακολουθεί καλύπτει όλη τη διαδρομή, από τη στιγμή που αποφασίζετε μέχρι το κλείσιμο του παλιού λογαριασμού.
Πριν ξεκινήσετε: τι σημαίνει «χωρίς διακοπή»
Χωρίς διακοπή δεν σημαίνει ότι δεν θα αφιερώσετε χρόνο. Σημαίνει ότι καμία ημέρα ιατρείου δεν θα περάσει χωρίς να μπορείτε να δείτε ιστορικό, να συνταγογραφήσετε ή να εκδώσετε απόδειξη. Αυτό απαιτεί να μην κλείσετε το παλιό πρόγραμμα πριν βεβαιωθείτε ότι το νέο δουλεύει με τα δικά σας δεδομένα. Τα δέκα βήματα είναι χωρισμένα σε τρεις φάσεις: προετοιμασία, μετάβαση και κλείσιμο.
Φάση 1: προετοιμασία
Βήμα 1. Καταγράψτε τι χρησιμοποιείτε σήμερα
Μία σελίδα με όσα κάνετε στο παλιό πρόγραμμα κάθε μέρα: καρτέλα ασθενή, ραντεβού, συνταγογράφηση ΗΔΙΚΑ, e-ΔΑΠΥ, αποδείξεις και myDATA, SMS, βεβαιώσεις, σύνδεση με όργανα. Αυτή η λίστα είναι το μέτρο με το οποίο θα ελέγξετε το νέο πρόγραμμα.
Βήμα 2. Ζητήστε εξαγωγή των δεδομένων από τον παλιό προμηθευτή
Ζητήστε γραπτώς εξαγωγή σε αναγνώσιμη μορφή: ασθενείς, ιστορικό, συνημμένα, μελλοντικά ραντεβού. Ρωτήστε κόστος και προθεσμία. Τα δεδομένα των ασθενών σας ανήκουν στο ιατρείο, και αν συναντήσετε άρνηση, συμβουλευτείτε τον δικηγόρο ή τον σύμβουλο GDPR σας.
Βήμα 3. Δείτε το νέο πρόγραμμα με τα δικά σας δεδομένα
Μια επίδειξη με δείγμα των δικών σας αρχείων αξίζει περισσότερο από οποιαδήποτε παρουσίαση. Ελέγξτε με τη λίστα του βήματος 1 ότι όλα όσα κάνετε σήμερα γίνονται και εκεί, και ρωτήστε τι ακριβώς μεταφέρεται.
Βήμα 4. Ξεκαθαρίστε το κόστος σε βάθος πενταετίας
Εφάπαξ ή συνδρομή, ΗΔΙΚΑ και myDATA μέσα στην τιμή ή πρόσθετο, χρέωση ανά χρήστη ή ανά συσκευή. Ζητήστε γραπτή προσφορά για το δικό σας σενάριο, με τη γραμματεία και όλες τις συσκευές.
Φάση 2: μετάβαση
Βήμα 5. Ορίστε ημερομηνία μετάβασης και ενημερώστε την ομάδα
Επιλέξτε μια ημέρα με λίγα ραντεβού, κατά προτίμηση στην αρχή της εβδομάδας, ώστε να έχετε την υποστήριξη του προμηθευτή διαθέσιμη τις επόμενες ημέρες. Από εκείνη την ημέρα, κάθε νέα εγγραφή γίνεται στο νέο πρόγραμμα.
Βήμα 6. Κάντε τη μεταφορά και ελέγξτε δειγματοληπτικά
Μετά τη μεταφορά, ανοίξτε είκοσι τυχαίους ασθενείς στο νέο πρόγραμμα και συγκρίνετε με το παλιό: τηλέφωνα, ΑΜΚΑ, τελευταία επίσκεψη, συνημμένα. Αν βρείτε αποκλίσεις, ζητήστε διόρθωση πριν προχωρήσετε.
Βήμα 7. Δοκιμάστε ΗΔΙΚΑ, e-ΔΑΠΥ και αποδείξεις πριν από την πρώτη πραγματική μέρα
Συνδεθείτε με τους κωδικούς σας ΗΔΙΚΑ μέσα από το νέο πρόγραμμα και ελέγξτε ότι βλέπετε τις συνταγές σας. Για τις αποδείξεις και το myDATA, συνεννοηθείτε με τον λογιστή σας για το πώς θα γίνει η μετάβαση της αρίθμησης, ώστε να μην υπάρξουν κενά ή διπλές σειρές.
Βήμα 8. Δουλέψτε παράλληλα για λίγες ημέρες
Κρατήστε ανοιχτό το παλιό πρόγραμμα σε λειτουργία ανάγνωσης για μία ή δύο εβδομάδες. Νέες εγγραφές μόνο στο νέο. Αποδείξεις από ένα μόνο πρόγραμμα, για να μην υπάρχουν διπλές διαβιβάσεις στο myDATA.
Φάση 3: κλείσιμο
Βήμα 9. Εκπαιδεύστε τη γραμματεία στις δικές της εργασίες
Η γραμματεία κάνει τις περισσότερες καταχωρήσεις. Μια ώρα εκπαίδευσης στα ραντεβού, στη λήψη ασθενή και στην απόδειξη, στον δικό της υπολογιστή, γλιτώνει εβδομάδες ερωτήσεων.
Βήμα 10. Κλείστε τον παλιό λογαριασμό και κρατήστε αντίγραφο
Αφού περάσουν οι ημέρες παράλληλης λειτουργίας χωρίς προβλήματα, ζητήστε από τον παλιό προμηθευτή τελική εξαγωγή και επιβεβαίωση διαγραφής των δεδομένων σας από τα συστήματά του. Φυλάξτε το αντίγραφο της εξαγωγής, γιατί η υποχρέωση τήρησης ιατρικού αρχείου ορίζεται από τη νομοθεσία, και για τη διάρκειά της ρωτήστε τον δικηγόρο σας.
Το checklist σε μία ματιά
- Καταγραφή όσων χρησιμοποιείτε σήμερα.
- Γραπτό αίτημα εξαγωγής δεδομένων στον παλιό προμηθευτή.
- Επίδειξη του νέου προγράμματος με δικά σας δεδομένα.
- Γραπτή προσφορά με κόστος πενταετίας.
- Ημερομηνία μετάβασης και ενημέρωση ομάδας.
- Μεταφορά και δειγματοληπτικός έλεγχος.
- Δοκιμή ΗΔΙΚΑ, e-ΔΑΠΥ και αποδείξεων με τον λογιστή σας.
- Παράλληλη λειτουργία για μία ή δύο εβδομάδες.
- Εκπαίδευση γραμματείας.
- Κλείσιμο παλιού λογαριασμού και φύλαξη αντιγράφου.
Τι ισχύει στο MyMedical
Το MyMedical Online περιλαμβάνει τη δυνατότητα μεταφοράς των αρχείων σας από το παλαιό σας πρόγραμμα, οπότε το βήμα 6 γίνεται σε συνεργασία μαζί μας, αφού δούμε δείγμα των αρχείων που θα σας δώσει ο παλιός προμηθευτής. Η εφαρμογή λειτουργεί μέσω browser, δεν χρειάζεται εγκατάσταση και δεν αφήνει κανένα ίχνος στον υπολογιστή, κάτι που κάνει την παράλληλη λειτουργία του βήματος 8 απλή: ανοίγετε το νέο πρόγραμμα σε ένα παράθυρο και το παλιό σε άλλο.
Για το βήμα 7, το MyMedical συνδέεται με την ηλεκτρονική συνταγογράφηση και το e-ΔΑΠΥ, με αυτόματο φόρτωμα των επισκέψεων, συνταγών και παραπεμπτικών από την ηλεκτρονική συνταγογράφηση. Η διασύνδεση myDATA για τις αποδείξεις λιανικής ενεργοποιείται ως εφάπαξ διαδικασία, αρκεί να μας ενημερώσετε μία με δύο ημέρες νωρίτερα, χωρίς επιπλέον κόστος για τους κατόχους της Online έκδοσης. Για το βήμα 9, στην αγορά περιλαμβάνεται εκπαίδευση έως 1 ώρα μέσω anydesk, στον δικό σας υπολογιστή, και η τηλεφωνική υποστήριξη είναι άμεση τις καθημερινές 9πμ με 7μμ, ώστε τις πρώτες ημέρες να έχετε κάποιον στο τηλέφωνο. Το κόστος είναι 420 ευρώ εφάπαξ με τον πρώτο χρόνο χρήσης, υποστήριξης και αναβαθμίσεων μέσα, και 145 ευρώ συν ΦΠΑ τον χρόνο από το δεύτερο έτος, χωρίς μηνιαία συνδρομή.
Τι ξεχωρίζει το MyMedical στην καθημερινή χρήση
Το MyMedical το εμπιστεύονται περισσότεροι από 5.500 ενεργοί ιατροί και περισσότεροι από 10.000 χρήστες σε όλη την Ελλάδα, με περισσότερα από 15 χρόνια εμπειρίας, εξέλιξης και αξιοπιστίας.
- Ταχύτητα και σταθερότητα. Το λογισμικό είναι σχεδιασμένο για το ρυθμό ενός γεμάτου ιατρείου: ανοίγει γρήγορα, δεν «κολλάει» και λειτουργεί το ίδιο αξιόπιστα από κινητό, tablet, PC και Mac.
- Τεχνική υποστήριξη που κάνει τη διαφορά. Καθημερινή, άμεση υποστήριξη με επίλυση και όχι απλή καταγραφή του προβλήματος, 9 το πρωί έως 7 το απόγευμα τις καθημερινές. Είναι το σκέλος που μας ξεχωρίζει στην αγορά, και αυτό που μας αναγνωρίζουν όσοι συνεργάζονται μαζί μας.
- Εύκολη εξαγωγή και μεταφορά αρχείου ασθενών. Τα δεδομένα σας είναι δικά σας: εξάγονται εύκολα και μεταφέρονται, και η μεταφορά από το παλαιό σας λογισμικό περιλαμβάνεται.
- Καθημερινά αυτοματοποιημένα αντίγραφα ασφαλείας. Κρυπτογραφημένη αποθήκευση και αποστολή δεδομένων, με την HYPERMORPH Ε.Ε. πιστοποιημένη κατά ISO/IEC 27001:2022 από ανεξάρτητο φορέα.
- Ξεκάθαρο κόστος ανανέωσης. Από το δεύτερο έτος, 145 € συν ΦΠΑ τον χρόνο, που περιλαμβάνουν φιλοξενία, τεχνική υποστήριξη και αναβαθμίσεις, χωρίς χρέωση ανά σταθμό εργασίας. Σε πενταετία το MyMedical Online κοστίζει συνολικά 1.000 €.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο χρόνο χρειάζεται συνολικά η αλλαγή προγράμματος;
Από το αίτημα εξαγωγής μέχρι το κλείσιμο του παλιού λογαριασμού, υπολογίστε τρεις έως έξι εβδομάδες, με το μεγαλύτερο μέρος να εξαρτάται από το πόσο γρήγορα παραδίδει τα δεδομένα ο παλιός προμηθευτής.
Χρειάζεται να κλείσω το ιατρείο για να γίνει η αλλαγή;
Όχι, αν ακολουθήσετε τη σειρά των βημάτων. Η παράλληλη λειτουργία και η δοκιμή πριν από την πρώτη πραγματική μέρα είναι ακριβώς για να μην χαθεί ούτε μία ημέρα δουλειάς.
Τι γίνεται με τους κωδικούς μου ΗΔΙΚΑ;
Οι κωδικοί ηλεκτρονικής συνταγογράφησης είναι δικοί σας και δεν αλλάζουν με το πρόγραμμα. Στο MyMedical τους εισάγετε εσείς, και κανείς εκτός από εσάς δεν έχει πρόσβαση στις συνταγές σας.
Μπορώ να ξεκινήσω με λίγους ασθενείς και να μεταφέρω τους υπόλοιπους αργότερα;
Είναι προτιμότερο να γίνει η μεταφορά μία φορά, πριν από την ημερομηνία μετάβασης, για να μην έχετε ασθενείς μοιρασμένους σε δύο προγράμματα. Αν υπάρχει λόγος για σταδιακή μεταφορά, συζητήστε το μαζί μας πριν ξεκινήσετε.
Θέλετε να το δείτε στην πράξη; Δωρεάν επίδειξη του MyMedical στον υπολογιστή σας, σε 30 λεπτά, χωρίς δέσμευση. Καλέστε μας στο 210 4131605.
